1. Almenn yfirlýsing um meðferð persónuupplýsinga

Frumherji hf. kt. 470297-2719 starfar á sviði skoðana, prófana og tengdrar þjónustu og vinnur með persónuupplýsingar um viðskiptavini sína í þeim tilgangi að veita þjónustu og sinna lögbundnum verkefnum í samræmi við verksvið fyrirtækisins.
Markmið Frumherja er að öll vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við gildandi lög og reglur og að starfsmenn og viðskiptavinir séu upplýstir um persónuvernd og öryggi gagna sem fyrirtækið meðhöndlar.
Með þessari persónuverndarstefnu Frumherja er leitast við að upplýsa hvernig fyrirtækið safnar og vinnur með persónuupplýsingar, meðal annars hvaða upplýsingum er safnað og hvers vegna, um öryggisráðstafanir fyrirtækisins, réttindi einstaklinga og hvernig hægt er að hafa samband við fyrirtækið vegna frekari upplýsinga eða athugasemda vegna persónuverndar.

2. Ábyrgð – upplýsingar um Frumherja sem ábyrgðaraðila og vinnsluaðila

Frumherji er ábyrgðaraðili við vinnslu persónuupplýsinga sem fyrirtækið safnar og skráir í tengslum við þjónustu á sviði ástandsskoðana ökutækja, fasteignaskoðana, sölu orkumæla og lóða og útgáfu reikninga vegna þjónustu.
Einnig er Frumherji ábyrgðaraðili á persónuupplýsingum sem lúta að starfsmannahaldi. Frumherji er vinnsluaðili þeirra upplýsinga sem unnið er með í tengslum við skylduskoðanir ökutækja, skipaskoðanir, ökupróf, rafmagnsskoðanir, löggildingar, fasteignaskoðanir, mælaskipti og skoðun gæðastjórnunarkerfa.

3. Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga

Frumherji safnar og vinnur einungis með upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að veita tiltekna þjónustu eða vöru hverju sinni og sem fyrirtækinu er skylt að gera í samræmi við vinnslusamninga eða lög og reglur.
Frumherji leigir aldrei eða selur persónulegar upplýsingar um viðskiptavini sem fyrirtækið aflar sem ábyrgðaraðili. Þá nýtir Frumherji aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru safnaðar fyrir.
Frumherji sem ábyrgðaraðili vinnur með eftirfarandi persónuupplýsingar um viðskiptavini sína.

a. Ástandsskoðun bíla
• Bílnúmer.
b. Fasteignaskoðun
• Nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang ef við á.
c. Útgáfa reikninga.
• Nafn, heimilisfang og kennitölu eftir því sem við á.
• Lágmarksgeymslutími samkvæmt lögum um bókhald nr. 145/1994 er 7 ár.

Heimasíðan okkar styðst við vefkökur. Við notum vefkökur til að velja innihald og markaðsefni, meðal annars til að virkja valmöguleika samfélagsmiðla og til að greina umferð um heimasíðuna okkar.

Persónuupplýsingar sem fram koma í starfsumsóknum sem fylltar eru út á heimasíðu Frumherja sendast sem PDF á netfangið starf@frumherji.is. Persónuupplýsingarnar eru því ekki aðgengilegar á heimasíðu eftir að umsókn hefur verið send. Starfsumsóknir eru varðveittar í eitt á og eftir það er þeim eytt hafi viðkomandi ekki verið ráðinn til starfa.

Sem vinnsluaðili skráir Frumherji og varðveitir samkvæmt skilgreindum varðveislutíma eftirfarandi persónuupplýsingar um viðskiptavini. Upplýsingarnar eru eftir atvikum skráðar í kerfi viðkomandi ábyrgðaraðila, afhentar þeim eða tilkynntar með öðrum hætti.

d. Skylduskoðun ökutækja (ábyrgðaraðili Samgöngustofa)
• Bílnúmer.
• Nafn, heimilisfang og kennitala umráðamanns vegna útgáfa reikninga í tengslum við vanskil eða bifreiðagjöld.
e. Ökupróf (ábyrgðaraðili Samgöngustofa)
• Niðurstaða prófa .
f. Skipaskoðun (ábyrgðaraðili Samgöngustofa)  Afrit af skoðunarskýrslum.
g. Löggildingar og prófanir (ábyrgðaraðili Neytendastofa) Afrit af vottorðum.
h. Skoðun gæðastjórnunarkerfa (ábyrgðaraðili Húsnæðis- og mannvirkjastofnun)
• Nafn, kennitala, heimilisfang, sími og netfang.
• Viðskiptavinur getur með upplýstu samþykki óskað eftir að Frumherji sendi skoðunarskýrslu til Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar.
i. Rafmagnsskoðun (ábyrgðaraðili Húsnæðis- og mannvirkjastofnun)
• Beiðni frá Húsnæðis- og mannvirkjastofnun, nafn, símanúmer og heimilisfang.Á heimasíðu Frumherja er spjallkerfi sem vaktað er af þjónustuborði fyrirtækisins. Komi þar fram persónuupplýsingar eru þær geymdar í einn sólarhring og eftir það er þeim eytt.

Frumherji miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að fengnu samþykki viðkomandi. Þetta á við t.d. um skoðunarskýrslu gæðastjórnunarkerfa.
Undantekning frá þessu er þegar Frumherja miðlar persónuupplýsingum til þriðja aðila sem er þjónustuveitandi eða verktaki á vegum fyrirtækisins, t.d. vegna mælaskipta, og þá í þeim tilgangi að ljúka við verkefni að beiðni Orkuveitu Reykjavíkur.

4. Rafræn vöktun

Rafræn vöktun fer fram við húsnæði og í afgreiðslurými fyrirtækisins að Þarabakka 3. Einnig er myndavél með mynd- og hljóðupptöku staðsett í prófunarrými ökuprófadeildar.
Vinnsla á þeim upplýsingum sem safnast byggist á lögmætum hagsmunum félagsins enda fer vinnslan fram í öryggisskyni.
Upptökur eru geymdar í 30 daga og eftir það er þeim eytt nema nauðsynlegt sé að varðveita þær lengur í ljósi tilgangs vöktunarinnar.

5. Öryggi og eftirlit

5.1. Öryggi gagna
Frumherji, hvort sem fyrirtækið er ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili, leggur áherslu á að vinnsla persónuupplýsinga sé með þeim hætti að viðeigandi öryggi sé tryggt. Frumherji tryggir að viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir séu gerðar til að tryggja mesta öryggi gagna hverju sinni.
Allir starfsmenn Frumherja undirrita trúnaðaryfirlýsingar þar sem kveðið er á um þagnarskyldu um hvaðeina sem starfsmaður verður áskynja í starfi sínu.
Starfsmenn hafa einungis aðgang að persónuupplýsingum sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar og stjórnendur á hverju sviði fara reglulega yfir aðgang starfsmanna.
5.2. Öryggisbrestir
Komi upp öryggisbrestur við meðferð persónuupplýsinga hefur Frumherji mótað verklag í samræmi við 27. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga þar sem eftir atvikum Persónuvernd, einstaklingum eða ábyrgðaraðila verður tilkynnt um brotið.

6. Réttindi einstaklinga

Sem ábyrgðaraðili leggur Frumherji áherslu á að tryggja allan þann rétt sem einstaklingar eiga samkvæmt gildandi persónuverndarlögum.
Einstaklingur hefur rétt á að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem safnað er um hann, fá þær leiðréttar og eftir atvikum andmæla vinnslu þeirra, takmarka vinnslu þeirra og fá þeim eytt. Ef vinnsla byggir á samþykki hefur einstaklingur rétt til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu fram að afturkölluninni. Ef Frumherji hyggst nota persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en lá að baki söfnun þeirra er fyrirtækinu skylt að láta viðkomandi í té upplýsingar um þennan nýja tilgang áður en frekari vinnsla hefst. Þá hefur viðskiptavinur rétt á að bera mál undir Persónuvernd sem hægt er að gera með því að senda tölvupóst á postur@personuvernd.is

7. Endurskoðun persónuverndarstefnu – breytingar

Persónuverndarstefna Frumherja verður endurskoðuð reglulega og fyrirtækið áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni í samræmi við breytingar á starfsemi fyrirtækisins og breytingar á lögum og reglugerðum ef við á.

8. Samskiptaupplýsingar

Ef óskað er frekari upplýsinga vegna vinnslu persónuupplýsinga er hægt að hafa samband við Frumherja hér

Persónuverndarstefna fyrst samþykkt 13.07.2018